Почтовое отправление (письмо) до сих пор остается наиболее распространенным видом деловой связи. Проигрывая перед остальными видами (телекс, телефон, связь через компьютеры) в скорости доставки информации, оно выгодно отличается от них варьируемостыо объема, представительностью, дешевизной. Обычное письмо незаменимо в рекламной деятельности, при рассылке коммерческих предложений; только оно поможет создать благоприятное впечатление о вас и вашей деятельности при первых безличных контактах с зарубежным партнером.
Юридически правильно оформленное, написанное хорошим языком, на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо - один из залогов успеха дела.
В последние десятилетия основным языком международного делового общения стал английский. Письмо на английском будет понято деловому человеку в любой точке земного шара. Поэтому все примеры переписки, образцы, техника составления писем даны для английского языка. Необходимо, однако, помнить о существенных различиях в оформлении и языке писем, направляемых в Европу и США. О них будет рассказано ниже.

Перед тем, как взять в руки ручку, сесть за пишущую машинку или персональный компьютер необходимо уяснить для себя следующие моменты: вид письма (сопроводительное, письмо-заказ, выставление счета, ответ на запрос партнера, извинение и т.д.); предполагается ли ответ (существуют ситуации, в которых ответ может не предполагаться, например, в прямой рекламной рассылке); будет ли содержание письма однозначно понятно вашему адресату, не оставит ли оно каких-либо неясностей касательно вопроса переписки; уверены ли вы, что письмо придет в срок (если нет, воспользуйтесь телексом или телефаксом).
Вы должны ясно представлять себе о чем писать, как аргументировать, какой цели добиваться. При этом необходимо убедиться, что именно письмо является наиболее эффективным способом разрешения вопроса.
Содержание письма нужно излагать в такой логической последовательности, которая в сочетании с краткостью и убедительностью привела бы читающего к мысли о необходимости должным образом решить затронутый вопрос.
Тон письма должен быть корректным. Сочетание тщательно отобранной лексики и простота изложения обеспечат убедительность и исключат дополнительную, переписку. Следует избегать неточностей, двусмысленности, профессионализмов и ненужных сокращений.
Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже мелкое несоблюдение правил может сделать его дефектным с юридической точки зрения. Это особенно важно, если принять во внимание, что за рубежом не принято ставить печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного лица даже на заказах, отчетах и гарантийных письмах. Излишне напоминать, что все данные и факты должны быть проверены и завизированы проверяющими.